By Alexandre Rocha
A pandemia do coronavírus – Covid-19 – está em alta em todo o mundo e, após o surto na China, não há barreiras geográficas capazes de conter o avanço da doença cujo índice de letalidade é maior na população mais velha. Milhares de mortes já ocorreram em outros países e, aqui no Brasil, já são quase uma centena de infectados distribuídos em diversas regiões.
Uma das frequentes discussões atuais trata da necessidade de se evitar grandes aglomerações, a fim de impedir que a doença se espalhe de forma acelerada, saturando nosso sistema de saúde.
Mas o que fazer, quando grandes aglomerações não se resumem a shows, jogos de futebol ou grandes eventos, já que por aqui, grande parte da população possui uma rotina diária de deslocamentos em trens, ônibus e BRTs? Surgem então ideias como a utilização de horários alternativos nas empresas para redistribuir o grande volume de pessoas em deslocamento nos horários de pico, ou a criação de sistemas de escala onde apenas uma parcela dos colaboradores atuará presencialmente.
É claro que um cenário ideal em que todos permanecem em suas casas em segurança é economicamente inviável, e poderia acarretar em sérios prejuízos às empresas, contudo, é preciso considerar que a crise pode ser vista como uma oportunidade para que corporações atualizem seus processos, enfrentando seus pontos fracos na gestão, inclusive.
De forma prática, como podemos avaliar a viabilidade do home office em nossos negócios e reduzir o risco ao qual os colaboradores em deslocamento diário são submetidos? Confira a seguir algumas perguntas e o raciocínio que poderá ajudar você, gestor, na tomada de decisão.
Qual é a real necessidade da presença dos colaboradores?
Um bom ponto de partida é realizar uma avaliação extremamente objetiva sobre a necessidade do trabalho presencial.
Se o seu negócio consiste em uma atividade fabril, é realmente improvável que a equipe possa ser deslocada para o teletrabalho, uma vez que há entraves que inviabilizariam a entrega de resultados. Neste caso, convém considerar (e calcular cuidadosamente) a utilização de turnos ou escalas de serviço.
No caso das empresas de prestação de serviços, é possível realizar ajustes que permitirão uma atuação livre da necessidade de deslocamento, as equipes de social media que podem ser gerenciadas de forma altamente eficiente através do sistema de home office com o suporte de inúmeras ferramentas de agendamento e gestão, por exemplo.
Ainda que haja a necessidade de contato eventual com o cliente, as empresas podem contar com as videoconferências, que representam um meio extremamente ágil e funcional para resolver problemas, reduzindo não apenas os custos de deslocamento e auxílio para combustível, como também o tempo de resposta da empresa. Com as videoconferências você e o cliente do outro lado do mundo estarão na mesma sala em poucos segundos.
Aqui há ainda um outro ponto relevante para as empresas tradicionais, como avaliar o hábito de reuniões longas e ineficientes, conhecidas como as “reuniões que poderiam ter sido um email”. As videoconferências ajudarão também na objetividade, uma vez aplicados limites preestabelecidos, informando ao cliente que o encontro ocorrerá das 13h às 13h15min, por exemplo.
Sua equipe possui os recursos técnicos?
Uma vez encontradas as respostas na análise anterior, é preciso avaliar se a equipe possui os recursos necessários para realizar as tarefas atuando em casa. Podemos compreender como recursos os itens listados a seguir (é importante que você verifique o que incluir ou remover no caso do seu negócio)
- Internet confiável com velocidade adequada
- Computador com os softwares necessários
- Telephone
- Câmera e microfone para videoconferências
- Mesa com espaço e altura adequados
- Cadeira com altura adequada, segura quanto a ergonomia e confortável para a jornada de trabalho
Há segmentos em que é comum que colaboradores possuam em casa recursos superiores aos utilizados em seu ambiente de trabalho, como os designers e programadores, por exemplo. Se este for o caso do seu negócio, há um cenário favorável para um processo de migração mais fácil.
Caso sua equipe não disponha dos recursos em questão, sugerimos que avalie o momento de crise para dar o suporte aos colaboradores, com o devido apoio do seu setor jurídico, estabelecendo os padrões e regras para introdução da rotina do teletrabalho no seu negócio.
É importante que você, gestor, perceba que o cenário atual de riscos e incertezas poderá não apenas causar sérios problemas aos negócios que evitarem a atualização, como representa uma grande oportunidade para que negócios disruptivos apareçam preenchendo lacunas deixadas pelo rigor dos modelos tradicionais.
Seu sistema de gestão de projetos funciona, e está disponível online?
Um momento crítico da análise para implementação do teletrabalho consiste basicamente em avaliar o quão organizado está o seu negócio, afinal, uma gestão ineficiente dentro do escritório poderá resultar em dois cenários:
Cenário 1 – catástrofe
Sua equipe pode estar sendo mal gerida, resultando consequentemente em baixo engajamento e entregas pobres, então, ao migrar para o home office sem um sistema de gestão eficiente, sua equipe (e você mesmo) poderá se perder em processos indefinidos, gerando prejuízo, retrabalho e problemas diversos.
Cenário 2 – salvação
Apesar de ser uma típica verdade indigesta, você mesmo pode ser um problema para a produtividade da sua equipe, micro gerenciando tarefas ou negligenciando demandas indispensáveis para viabilizar a entrega de resultados positivos. Neste caso, o distanciamento será algo saudável, ao criar o ambiente ideal para o trabalho em equipe, dificultando o micro gerenciamento (a menos que você infernize sua equipe por telefone, WhatsApp e etc). O cenário 2 é apelidado de salvação, pela possibilidade da equipe encontrar de forma independente o seu desempenho ótimo, entregando resultados superiores em comparação às suas realizações no ambiente do escritório.
Conclusão
Há um cenário crítico em que a saúde de seus colaboradores está em jogo, além disso, existe uma possibilidade de que uma eventual parada na produção venha a gerar uma lacuna ou ponto de fuga por onde (a) seu público-alvo poderá ir embora para não mais voltar, ou (b) seu concorrente poderá se fortalecer e construir poderosa vantagem competitiva em relação ao seu negócio.
Seja qual for o tempo necessário para atravessarmos a crise, pode ser que a pior medida tomada por você em prol do seu negócio seja continuar exatamente onde está. O risco de não mudar é cada vez maior que o de ousar inovar.
Acompanhe o avanço do Covid-19 em tempo real: http://bit.ly/2TNyoRU